Wordで構造的な文書を作成する方法

      2016/11/05

  
大部分のサラリーマンはWordを使って文書を作成していると思います。しかし、サラリーマンの中でWordをしっかり使いこなせている人はごく少数です。

Wordを使う際は、しかるべき設定を行わないとても見ずらい文書になってしまいます。

そこで今回はHTMLのように構造的な文書を作成するための設定方法をまとめました。

目指すのはこんな構造的な文書です。
   

見出し1フォントを変更

まずはWordに搭載されている「見出し」機能のフォントを好みのスタイルに変更します。

ホーム >  スタイル > スタイルの書式 > 見出し1 > 変更

 

「スタイルの変更」から見出し1のフォントを変更します。

書式 > フォント

  

フォントは完全に好みですが、今回は日本語用のフォントを「MS 明朝」、英数字用のフォントを「Century」に変更してみます。

 
最後にOKをクリックするのを忘れないようにします。

次に箇条書きの書式も変更します。

書式 > 箇条書きと段落番号

 

段落番号はスタンダードな数字タイプを選択して OKをクリックします。

 

見出し2のフォントを変更

同様に「見出し2」も変更します。 

基準にするスタイルを見出し1にして、箇条書きと段落番号を選択します。

 
 
1.1, 1.2といった番号を選択し、OKをクリックします。

見出しを設定すると以下のような見栄えになります。

    

ナビゲーションウィンドウを表示

ナビゲーションウィンドウを表示すると常に見出しを確認することができます。また、そのウィンドウから各見出しにジャンプすることができます。

表示 > ナビゲーションウィンドウ

 

目次を追加

目次を追加します。

参考資料 > 目次 

  

こうすると目次が追加されます。   

その他

Wordの機能をフル活用して以下のことも徹底したいですね。

  • ページの追加
  • 表や図の番号を追加
  • 文末脚注の追加
  • 関数を追加(Alt + F9で確認可能)

さいごに

Wordというソフトはほんとに使いにくいです。しかし、使いにくいだからこそ機能をフル活用することで周囲とも差がつけられるのも事実です。

使う頻度の高いソフトはその使い方をしっかり熟知して生産性を上げることを心がけましょう。

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