あなたの仕事の救世主になる「断りメールのテンプレート」を活用し業務を10倍効率化しよう。

      2016/10/13

断りのメールを打つのって嫌いですよね?

断る時って、結構頭を使いますし、文章を考えるだけでかなりの時間を取られています。

この問題を解消するには、断りの型、つまりテンプレートを活用することで解決できると考えます。

テンプレなんて真心がこもってなくてずるいと思われたあなた、「型を用意して参考にする方法」はアナロジー思考と呼ばれる効率的な思考法です。特にコンサルタントの間でよく使われます。

コンサルタントが戦略を考えるときはどのようにしているのかというと 、コンサルタントといえども全く無から戦略を創造することは稀であり 、多くの場合過去に他業界などで存在した有効な戦略からヒントを得て戦略を構築するのが普通です 。この既存のものからの類推 ・組立てを 「アナロジ ー思考 」などと呼んでいるのですが 、コンサルタントは職業柄 、有効な戦略の背後で何が機能しているのかを常に考え (つまりビジネスモデルを考え ) 、それを自分の引き出しの中に整理していて 、いざというときにその引き出しからいくつか戦略の型を出してきて組み合わせ 、クライアントに適合させることにより有効な戦略を生み出しているのです 。
(今枝昌宏 『ビジネスモデルの教科書-経営戦略を見る目と考える力を養う』〈東洋経済新報社〉)

ということで以下の本から断りのメールの部分のみを抽出しましたのでご紹介しましょう。

顧客からの要求を断る時のメール

いつも大変お世話になっております 。
○ ○ ○ ○社 □ □部の △ △です 。

このたびは弊社の □ □ □ □をご注文いただき誠にありがとうございました 。

商品の一律 ○パ ーセントの値引きの件ですが社内で前向きに検討いたしました 。しかしながら 、ご満足いただける品質を維持するためには現行価格が精一杯のところです 。

どうか事情をご理解のうえ 、ご了承たまわりますようお願い申し上げます 。

顧客からの提案見送りメール

ご提案について社内で慎重に検討いたしましたが 、期待できる販売数が見込めないとの結論に達しました 。
誠に残念ですが 、今回は見送らせていただきたいと存じます 。

この件では 、ご期待にそえず誠に残念です 。
諸般の事情により 、余儀なくコスト削減を迫られております 。
どうかご理解くださいますようお願い申し上げます 。

先輩から飲み会に誘われた時の断りメール

このたびは飲み会にお誘いいただき 、ありがとうございました 。とても残念ですが 、今回は都合により参加できません 。次回はぜひとも参加したいと思いますので 、またのお誘いを心よりお待ちしております 。

今回のお誘い 、大変うれしく思います 。せっかくお声をかけていただきましたが 、当日はすでに予定が入っております 。残念ですが 、またの機会にお会いできたらと思います 。

まとめ

やわらかく断るには、以下のフレーズを活用しましょう。

  • せっかくのお申し出ですが
  • ご期待に添えず誠に残念ですが
  • 心苦しく思いますが

僕は飲み会の断りテンプレを多用しています(笑)

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